Примерная номенклатура дел средне специального учебного заведения 2023

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) вступил в силу 18.02.2020. На эту дату в организации уже должна действовать номенклатура дел на 2020 год, ее надо было утвердить в конце 2020 года до начала 2020. Поэтому основной задачей службы делопроизводства сейчас становится обеспечение соблюдения нормативных сроков хранения документов в соответствии с новым Перечнем.

Для ее решения необходимо:

• сначала разработать дополнение к номенклатуре дел в качестве самостоятельного документа, а потом утвердить его приказом.
• Сравнить сроки хранения категорий, комплексов и видов документов, установленных новым Перечнем, со сроками хранения конкретных заголовков дел в утвержденной номенклатуре дел на 2020 год, выявить все изменения сроков;
• утвердить приказом по основной деятельности, в распорядительной части текста которого зафиксировать изменение сроков и уточнение конкретных заголовков (например, по форме «было» – «стало» или как в Примере 2), либо
• Уточнить формулировки конкретных заголовков дел в соответствии с составом документов нового Перечня и проверить последовательность индексов (при необходимости), внести новые сроки хранения документов прежде всего в рабочий экземпляр номенклатуры дел, который ведет служба делопроизводства. Этот экземпляр станет основой:
  • для разработки новой номенклатуры на 2020 год или изменений к ее первоначальному варианту (как это можно сделать, подробно и с примерами покажем далее);
  • для подготовки к утверждению номенклатуры дел уже на следующий 2023 год;
• для подготовки к утверждению номенклатуры дел уже на следующий 2023 год;
• Проанализировать Перечень 2020 г., обратить внимание на его новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов, которые появились по сравнению с Перечнем 2010 г.;
• На основании рабочего экземпляра определить объем необходимых изменений и уточнений, которые относятся к конкретным заголовкам дел и их срокам хранения, показать рабочий экземпляр руководителю организации и председателю экспертной комиссии и по согласованию с ними решить вопрос, будет ли утвержденная номенклатура дел на 2020 год подлежать переработке, переоформлению и фактически повторному утверждению, если выявлено много изменений.

  При небольших изменениях (или в небольшой организации) в обычном порядке в первоначальную номенклатуру дел на 2020 год можно будет внести несколько уточнений, касающихся новых сроков хранения и некоторых заголовков дел (при необходимости).

  Их можно:

  • утвердить приказом по основной деятельности, в распорядительной части текста которого зафиксировать изменение сроков и уточнение конкретных заголовков (например, по форме «было» – «стало» или как в Примере 2), либо
  • сначала разработать дополнение к номенклатуре дел в качестве самостоятельного документа, а потом утвердить его приказом.
• для разработки новой номенклатуры на 2020 год или изменений к ее первоначальному варианту (как это можно сделать, подробно и с примерами покажем далее);

Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (т.е. Правил, которые были утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) допускают, что включение в номенклатуру дел в течение года новых заголовков дел не требует ее повторного согласования и утверждения (п.

1.1.1). Считаем, что данное правило возможно применить и в случае изменения сроков хранения документов.

Кроме того, если организация является источником комплектования, и ее утвержденная номенклатура дел уже прошла согласование с ЭПК архивного учреждения или государственного (муниципального) архива в плановом порядке (т.е. 1 раз в 5 лет), то дополнительно согласовывать ее корректировки (а не существенную переработку) с ЭПК при уточнении сроков хранения не потребуется. Обратите внимание, что вступившие в силу Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв.

приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) предусматривают, что служба делопроизводства имеет право оформлять дополнение к номенклатуре дел в качестве самостоятельного документа, отражающего все изменения состава заголовков дел, произошедшие в течение календарного года (п.

6.17). Такой метод возможно применить и при оформлении изменения сроков хранения в связи со вступлением в силу нового Перечня 2020 г.Работа по внесению изменений в утвержденную номенклатуру дел на 2020 год может оказаться достаточно трудоемкой, поэтому рекомендуем службе делопроизводства оформлять ее этапы и взаимодействие подразделений приказом первого руководителя, поскольку он отвечает за документальный фонд и утверждает номенклатуру дел.А если в организации нет номенклатуры дел, то в связи с новым Перечнем и утверждением нормативных сроков хранения документов как раз наступило время ее разработать на основе Правил 2015 г.

1. до проверки соответствия и уточнения сроков хранения и до повторного утверждения описей и актов никакие документы не выделялись к фактическому уничтожению и не вывозились в пункты вторсырья;
2. после внесения необходимых изменений в номенклатуру дел и получения соответствующих выписок из нее или приказа об изменении сроков хранения, на обложках дел, заведенных в подразделениях, ответственные за делопроизводство оформили изменение сроков хранения и/или других реквизитов (см. Пример 6).

Конкретное содержание работ по внедрению Перечня 2020 г.

В зависимости от этого руководитель организации (по представлению руководителя службы делопроизводства) принимает решение о способе внесения изменений в номенклатуру дел на 2020 год. Далее рассмотрим примеры оформления текстов приказов, которые службе делопроизводства необходимо будет готовить в процессе работы по изменению сроков хранения документов в соответствии с новым Перечнем 2020 г.

Номенклатура дел среднего профессионального образования на 2020 год

» Уголовно-процессуальное право Тольятти Форма номенклатуры дел 29 Приложение 2.

Форма итоговой записи к номенклатуре дел 30 2. ДМН до минования надобности. ЭК экспертная комиссия.Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Это быстро и бесплатно!

1. “Многопрофильный колледж”
3. Номенклатура дел в учебном заведении спо
4. Номенклатура дел по уточненным правилам
5. Примерная номенклатура дел спо 2020
6. Гост стандарт номенклатуры дел 2020 год спо

В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии, могут составлять один из нескольких типов НД. Типовая — это нормативный документ.

Ее формы закреплены в приложениях 7 для организации в целом и 8 для структурного подразделения. Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера.Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр. Скачать эти приложения можно в конце статьи.

Отдел кадров предприятия может заняться составлением и индивидуальной НД.

Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности перечень документов не вписывается в стандарты.Данный обобщающий регистр помогает проводить в школах и других образовательных организациях классификацию накапливающейся документации, контролировать сроки ее хранения, ускорять процесс ее обработки. НД служит базой данных, необходимых для составления описи дел с долгим свыше 10 лет и постоянным сроком хранения.

Ответственным за составление НД является руководитель учебного заведения.Именно он отвечает за сохранность документации и передачу ее для архивного хранения.

В каждом образовательном учреждении разрабатывается индивидуальная НД на основании образца, который вместе с рекомендациями по его использованию представлен в письме Министерства образования от Перед тем как приступить к составлению индивидуальной НД, потребуется изучить содержание, структурный состав документов и объем документооборота, сопровождающих деятельность образовательного учреждения.Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет.Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах.

Затем мы заполняем итоговую запись о количестве сформировавшихся дел за год. Для этого подсчитываем дела постоянного и временного срока хранения.

Переходящие дела будут дополняться и в следующем году, поэтому их индекс в новой номенклатуре останется прежним.Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям. Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода декабрь.

Данный документ формируется в течение года, в конце года — проверяется, при необходимости — дополняется, утверждается и вводится в действие с начала нового календарно года с 1 января.Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Рассказывает Валентина Андреева, кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия Номенклатура дел в ДОУ , как и аналогичные перечни предыдущих лет, после оформления должна храниться в детском саду.Номенклатуру удобнее всего составлять по функциональному принципу, представленному в таблице 1. Скачать в. Методисты рекомендуют формировать индексы в детском саду по общепризнанному принципу, принимая за: код 01 — кабинет руководителя ДОО;код 02 — кабинет заместителя руководителя. Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры.

Она направлена на решение таких задач, как:.Номенклатура дел для организаций имеет унифицированную форму.

Ее заполнение регламентируется Основными правилами работы архивов организаций одобрены решением коллегии Росархива от Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это расшифровка — экспертно-проверочная комиссия комиссия архива, с которой согласовывается сформированный документ.Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Документация, образующаяся в организации в ходе ее деятельности, формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.– Конституционное право – Гост стандарт номенклатуры дел год спо. Образец номенклатуры дел организации Номенклатура дел образовательного учреждения на год Как составить номенклатуру дел организации — образец Номенклатура дел государственных образовательных учреждений среднего профессионального образования Шпаргалка делопроизводителя Номенклатура дел организации Номенклатура дел в ДОУ на год Номенклатура дел на — годы — бланк и образец заполнения для общеобразовательного учреждения Номенклатура дел: сроки хранения документов.Право подписи путевых листов в организации имеет.

Платят ли пенсионеры налог за продажу команты. Максимальные декретные в году.

Инвалид 3 группы может руководитель перевести на другую работу.Опасные последствия несоблюдения правил маневрирования. Как открепиться от врачахроники.

Какие нужны документы если ип временно не работает.

Вклад с помесячным накопления.Кроме того, номенклатура дел: Существует три вида номенклатуры дел: Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации или ее структурного подразделения в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Дорогие читатели!В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии, могут составлять один из нескольких типов НД.

Типовая — это нормативный документ. Ее формы закреплены в приложениях 7 для организации в целом и 8 для структурного подразделения.Утверждение номенклатуры в учреждении образования Утверждается этот документ директором образовательного учреждения посредством вынесения приказа об утверждении.

Этапы утверждения номенклатуры следующие:. Примерная форма содержится в приложении ТП Журналы учебной практики производственного обучения и производственной практики 3 года ст.Дорогие читатели!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Положения документа носят рекомендательный характер и необязательны к применению. Это номенклатура, которая утверждается в организации. При ее составлении могут быть использованы положения типовой и примерной номенклатур.

В образовательной организации может быть разработана сводная номенклатура всех дел, в состав которой включаются списки дел по структурным подразделениям должны быть разработаны на едином бланке в аналогичной форме. Законодателем не утверждено типовой номенклатуры для всех образовательных организаций.На этот раз у нас было целых два повода для того, чтобы написать статью о номенклатуре дел. Во-первых, это последние месяцы года — время, официально установленное для того, чтобы составлять, уточнять и утверждать номенклатуру дел на следующий год.

Во-вторых, в конце лета Росархив утвердил Методические рекомендации по применению правил работы архивов [1] далее — Методические рекомендации. Поэтому в традиционной для ноября-декабря статье о номенклатуре дел поговорим о ней в свете новых рекомендаций.НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ.

НА ГОД. Хранить Деканат факультета повышения квалификации и профессиональной подготовки учреждение высшего образования «Казанский специалистов среднего звена.ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Новое в трудовом и социальном законодательстве с 01.01.2019 – Елена А. ПономареваИсточник: https://asaya.ru/ugolovno-protsessualnoe-pravo/nomenklatura-del-srednego-professionalnogo-obrazovaniya-na-2019-god.php По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив. При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к.он будет иметь большую юридическую силу.

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной . На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты: наименование организации (в полном виде) наименование структурного подразделения (в полном виде) номер дела (в соответствииСейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т.2 ст.

20, вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

• негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.
• негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
• государственные и муниципальные;

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2020 год лучше иметь,605 ТП 04-16 Положения о предметных экзаменационных и апелляционных комиссиях (выездных предметных экзаменационных комиссиях) Постоянно ст.57 а ТУД Для ОУ СПО 04-17 Журнал регистрации выдачи дипломов НПО, СПО 75 лет ст.

528 ТП 04-18 Журнал учета выдачи свидетельств 75 лет ст.Комиссия уполномочена:

• утверждение описи документов, подлежащих постоянному хранению;
• на рассмотрение, утверждение номенклатуры;
• составление, утверждение актов на бумаги, подлежащие уничтожению.

• В последнюю очередь номенклатура заверяется руководством.
• Затем документ оправляется на согласование экспертно-проверочной комиссией в Государственный архив в отношении бумаг, подлежащих постоянному хранению. Государственный архив имеет право потребовать внесения изменений в существующий документ.

Ее заполнение регламентируется Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).Примерная форма содержится в приложении 18.Предыдущая форма этого документа, введенная в 1988 году, была с некоторым запозданием отменена приказом Минобрнауки России«О признании недействующими на территории Российской Федерации некоторых правовых актов СССР и признании утратившими силу некоторых правовых актов РСФСР в сфере образования»от 29.11.2013 № 1296.

Для того чтобы верно оформить имеющиеся материалы и распределить ихЭПК119 ПТД 01-09 Положения о дополнительных платных образовательных услугах, внебюджетной деятельности и использовании внебюджетных средств УСПО 5 л.ЭПК119 ПТД 01-10 Правила приема студентов в УСПО Пост.10а ПТД 01-11 равила внутреннего трудового распорядка для работников УСПО 1 г.*407 ПТД *После замены новыми 01-12 Инструктивные письма, методические рекомендации Министерства образования и науки Российской Федерации, Министерства общего и профессионального образования Свердловской области 3 г.*10б ПТД *После замены новыми 01-13 Приказы Министерства образования и науки Российской Федерации, Министерства общего и профессионального образования Свердловской области До минования надобности*6а ПТД *Относящиеся к деятельности данного УСПО – пост. Данные 1,2 и 4-ой граф конкретной номенклатуры переносятся на обложки дел.В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.8 9 Приказы по основной деятельности 10 работников 11 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ

«О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

12 Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г.№ 739н 13 14 15 16 Документы о проведении работ в выходные и праздничные дни Ч.

4, 17 Положение о коммерческой тайне Ст.10 Закона о коммерческой тайне 18 Ст.Источник: http://nasledstvoprosto.ru/nomenklatura-del-dlja-spo-2019-13228/Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации.

Актуальный образец номенклатуры дел на 2020 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации.Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

• Штатным расписанием на текущий год.
• Номенклатурой дел прошлых лет.
• Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.
• Регистрационными формами учреждения.
• Положением о создании организации либо Уставом.
• Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
• Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
• Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения.

То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т.

д.Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

1. облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
2. уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
3. упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
4. обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2020) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы.

Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

• Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.
• Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
• Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2020 год с новыми сроками хранения.

Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует.

Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм.

Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде.

Регистрировать формы «для галочки» не нужно.Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения.

Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2020, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота.

Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:Шаг 1.

Назначьте ответственного.Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел.

Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел.

Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.Шаг 3. Объединение.Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию.

Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.Например, номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.Шаг 4. Утвердите приказ.Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении.

Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.Скачать Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива.

В таком случае направьте письменный запрос о предоставлении разъяснений, как будет вестись номенклатура дел, сроки хранения документов и статьи на 2020 год для вашего учреждения.Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру.

НД состоит из следующих реквизитов:Наименование реквизитаИндексЦифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.НаименованиеЗаголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.Количество единиц храненияОтражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.Сроки храненияУказываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация.

Подробнее о сроках расскажем далее.ПримечанияДополнительная информация, заполняется при необходимости.Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа.

Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

1. Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 — для основных видов документации;

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/kak-zapolnit-formu-nomenklatury-del-byudzhetnoy-organizatsiiНоменклатура дел отдела кадров на 2020 год представляет собой систематизированный перечень документов, прошедших за год через отдел.

Как правильно составить номенклатуру дел и на что при этом нужно опираться, вы узнаете из нашей статьи. В законодательстве дается следующее определение номенклатуры дел — это систематизированный перечень наименований дел, имеющий утвержденную форму. Номенклатура дел в отделе кадров — это, соответственно, перечень дел, проходящих через отдел.Предусмотрено 3 типа номенклатуры: Например, в отделе кадров используется такая форма номенклатуры: Приказы по личному составу Личные дела руководителей Теперь подробнее о правилах заполнения такой формы.Почему не номер?

Потому что чаще всего содержит в себе 2 блока: номер отдела, как он представлен в структуре компании; номер группы документов, которые в него входят.В практике ведения документации существуют три варианта номенклатуры дел: В типовой номенклатуре может присутствовать индекс дела, его заголовок, количество.

срок хранения, также оставляется поле для примечаний.Например, в отделе кадров используется такая форма номенклатуры:

1. Разработка формы номенклатуры и ее заполнение.
2. Анализ всего набора документов, которые ежегодно проходят через кадровый отдел.
3. Систематизация этих документов, выявление основных групп.

Если в течение года какой-либо видов документов выходит из оборота, об этом отдельный приказ также не издается.

Однако изъятый вид документации больше не водит в систематизированный перечень, и в номенклатуре следующего года не указывается.После учета всех изменений проходит процедура утверждения номенклатуры на следующий год. Если для этого требуется разработка отдельного приказа, то он должен быть издан в короткие сроки.Образец заполнения номенклатуры образовательного учреждения.doc Образец заполнения номенклатуры ДОУ.doc Номенклатура дел — это тематизированный список документации всей организации, составленный и заполненный по определенным правилам, содержащий строгое наименование имеющихся материалов, а также сроки их хранения. Все документы, формирующиеся на предприятии, необходимо храниться какое-то количество времени.

Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры.Она направлена на решение таких задач, как:

• классификация и своевременный учет образующейся в процессе работы учреждения документации;
• облегчение поиска необходимых материалов;
• облегчение передачи материалов, составления описей;
• подготовка материалов к хранению, а также массовой утилизации.

Номенклатура дел для организаций имеет унифицированную форму.Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002) Необходимость данного документа обусловлена решением следующих задач: В настоящее время действуют три вида: Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива.Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов.Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

• группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
• обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
• он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
• определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.На этот раз у нас было целых два повода для того, чтобы написать статью о номенклатуре дел. Во-первых, это последние месяцы года – время, официально установленное для того, чтобы составлять, уточнять и утверждать номенклатуру дел на следующий год. Во-вторых, в конце лета Росархив утвердил Методические рекомендации по применению правил работы архивов[1] (далее – Методические рекомендации).

Поэтому в традиционной для ноября-декабря статье о номенклатуре дел поговорим о ней в свете новых рекомендаций.Методические рекомендации – долгожданный методический документ по архивному делу, который разъясняет положения Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях[2] (далее – Правила 2015) и наконец-то позволяет заслуженно отдыхать Основным правилам работы архивов организаций[3], которые верно служили российским архивариусам более 15 лет. Номенклатуре дел в Методических рекомендациях посвящен подраздел 1.1.1.Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Рассмотрим определение подробно.Под «систематизированным перечнем заголовков дел» подразумевается список всех дел, создаваемых в организации.

О том, что такое дело и чем оно отличается от документа, мы расскажем далее. Заголовки дел в номенклатуре выстроены в определенной последовательности, которая облегчает поиск нужного дела.Фраза «создаваемых в организации» означает, что номенклатура дел относится только к той организации, которая ее разработала. В другой организации, даже очень похожей, номенклатура дел будет своя.

Есть исключение – типовая номенклатура дел, но это частный случай, когда вышестоящая организация «спускает» подведомственным готовую номенклатуру для работы.Фраза «с указанием сроков их хранения» означает, что номенклатура представляет собой не просто перечень дел организации, а справочник, в котором указан срок хранения того или иного дела со ссылкой на источник определения срока.Основная цель номенклатуры дел – учитывать дела организации.

Они не просто перечислены в номенклатуре. Здесь указывается количество дел, заведенных за календарный год; какие дела переходящие и какие из них уничтожены.

Таким образом, номенклатура дел – учетный документ архива. Она очень пригодится при приеме-передаче дел при реорганизации и подготовке дел к передаче на государственное хранение при ликвидации (конечно, если ее правильно вели).В соответствии с Методическими рекомендациями сигналом к созданию номенклатуры дел организации служит приказ генерального директора. Рекомендуем дополнить этот приказ пунктом о том, чтобы начальники структурных подразделений предоставляли секретарю всю информацию, которая ему понадобится для создания номенклатуры: в будущем это очень пригодится.Приведем пример приказа (Пример 1).Последовательность шагов при создании номенклатуры дел с учетом Методических рекомендаций (п.

1.1.1) представлена на Схеме.Прежде чем приступать к созданию номенклатуры, нужно ответить на вопрос, из каких разделов она будет состоять.Как правило, содержание (классификационная схема) номенклатуры дел готовится на основе организационной структуры, штатного расписания или любого другого ЛНА, в котором в определенной последовательности перечислены все структурные подразделения организации.Первым разделом Методические рекомендации предписывают делать тот, в котором располагаются нормативные правовые документы организации и ее распорядительные документы.

Эти документы напрямую относятся к руководству организации и, скорее всего, содержатся в приемной первого лица.

Поэтому часто первый раздел номенклатуры называется просто «Руководство».Например, в организации, возглавляемой генеральным директором, есть отдел продаж, производство, отдел закупок, отдел кадров и охраны труда, бухгалтерия и отдел по общим вопросам. Так же будут называться и разделы будущей номенклатуры дел:Раздел 1.

РуководствоРаздел 2. Отдел продажРаздел 3. Отдел закупокРаздел 4. Отдел кадров и охраны трудаРаздел 5.

БухгалтерияРаздел 6. Отдел по общим вопросамНебольшие организации, в которых нет структурных подразделений, должны выстраивать разделы по функциям документов:Раздел 1. Организационно-распорядительные документыРаздел 2.

Документы кадрового учетаРаздел 3.

Документы налогового и бухгалтерского учетаРаздел 4. Договорная документация и т.д.Пожалуй, это самый большой и самый сложный этап при разработке номенклатуры дел. Необходимо составить перечень всех документов, которые создаются и поступают в каждое структурное подразделение, выяснить их носитель и копийность.

В одиночку ни секретарь, ни даже целая служба делопроизводства с этим не справятся, поэтому коллег сразу нужно настраивать на то, что к ним будут поступать запросы.Запрос лучше всего направить в виде опросного листа. В листе просят работников подразделения указать все дела, которые создаются в их подразделении либо поступают в него и остаются.

Кроме того, нас интересует, электронные это дела или на бумажных носителях – нужно указать в номенклатуре. Важно, представлены они в копиях или в оригиналах. И наконец, если сроки хранения этих дел установлены в отраслевых нормативных актах, работники подразделений должны это указать.ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕДалеко не для каждого документа отраслевым НПА установлен срок хранения.

Но есть он или нет, секретарь-делопроизводитель знать не может и не должен: у него другая профессия. А начальник подразделения, напротив, обязан знать, какими нормами регулируется его деятельность и написано ли в этих нормах, сколько должны храниться узкоспециализированные документы.

Именно поэтому мы обращаемся к нему.Опросный лист прикладывается к служебной записке и направляется на имя начальника структурного подразделения. Срок предоставления информации – стандартный для выполнения задачи по служебной записке.