Кто имеет право подписывать штатное расписание

Штатное расписание: решаем нештатные ситуации

Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 марта 2013 г.На вопросы отвечала М.А. Кокурина, юрист Строго говоря, согласно Квалификационному справочнику должностей заниматься составлением штатного расписания должен экономист по труду.

Но бывает, что такой должности нет даже в крупной компании. Поэтому оформление этого документа поручают и кадровикам, и бухгалтерам. Ведь именно эти люди владеют информацией о структурных подразделениях компании, имеющихся в них должностях и их состоянии (занята/вакантна), количестве штатных единиц и окладах по каждой должности.

Так что, если руководитель поручил вам заниматься составлением штатного расписания или внесением в него изменений, не пугайтесь.

Мы подготовили для вас образец заполнения штатного расписания в рубрике «Документооборот» на . И приводим ответы на некоторые вопросы наших читателей, которые уже взялись за это дело.

И.М. Пекарева, г. Новосибирск У нас нет штатного расписания.

И один недовольный работник стал грозить, что пожалуется в трудинспекцию, потому что его при приеме на работу не ознакомили с этим документом. Должны ли мы были это делать?

: По мнению Роструда, штатное расписание является локальным нормативным актом (ЛНА), в котором фиксируются:

1. сложившееся разделение труда между работниками;
2. условия оплаты их труда.

ТК РФ обязывает знакомить работника с теми из ЛНА, которые «непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника».

Поэтому вы не обязаны показывать работнику штатное расписание, если:

1. размер его оклада, доплат и надбавок указан в трудовом договоре.
2. есть его подпись о том, что перед подписанием трудового договора он был ознакомлен и с должностной инструкцией, и с ЛНА, содержащим правила формирования суммы оплаты его работы (к примеру, это может быть положение об оплате труда);

М.А. Маркулов, г. Казань Правильно ли, что наше штатное расписание хранится у кадровиков? И сколько нужно хранить уже недействующие штатные расписания?

: Хранить штатное расписание можно там, где удобно, — законодательно никаких специальных требований не установлено. Если согласно вашему регламенту документооборота внесением в штатное расписание изменений/дополнений занимается отдел кадров — пусть хранится там. А хранить само расписание и приказы, изменяющие его, нужно в компании постоянно, то есть бессрочно.

И.Т. Плеханова, г. Подольск Периодически у нас возникает необходимость нанимать специалиста по качеству. На основании гражданско-правового договора нужный нам специалист работать не хочет.

Можем ли мы вводить в свое штатное расписание временную должность, к примеру на 3—4 месяца, чтобы на этот срок принимать его по трудовому договору? : Вы можете:

1. указать в штатном расписании, что должность носит временный характер или замещается на определенный срок. Например, можно указать это в графе 10 «Примечание» формы № Т-3.
2. просто внести в штатное расписание такую должность и никак не отмечать, что она является временной;

Но имейте в виду: даже если в штатном расписании вы укажете на временный характер должности, заключить срочный трудовой договор только на основании этого вы не можете.

Если вы берете специалиста на время, в его трудовом договоре надо указать причину «срочности», предусмотренную ТК РФ.

Допустим, он приходит для выполнения временных или сезонных работ. Т.О. Лоркович, г. Москва Могу ли я в одном приказе повысить зарплату по нескольким должностям и утвердить новое штатное расписание? : Любые изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

Специальных правил нет. Можно составить такой приказ.

28 февраля 2013 г. 1. Установить с 01.04.2013 оклады по должностям: — мастер производственного участка — 35 000 руб.; — помощник мастера производственного участка — 28 000 руб.; — технолог производственного участка — 38 000 руб.

2. Утвердить новое штатное расписаниеМожно сделать и по-другому — указать в вышеприведенном приказе следующее: «Внести с 01.04.2013 изменения в штатное расписание № 2 от 31.01.2010 с учетом повышения окладов по указанным в п. 1 должностям». Но такой вариант подойдет, только если изменения в штатное расписание у вас вносятся редко.Удобнее, конечно же, каждый раз утверждать новую редакцию штатного расписания. Так проще увидеть текущую ситуацию по штату, чем выискивать новшества по разным приказам с заголовком «О внесении изменений в штатное расписание» № 3 от 27.02.2013 (прилагается) и ввести его в действие с 01.04.2013.

Генеральный директор Котов А.П. И не забудьте до утверждения нового штатного расписания заключить с работниками, которым меняются оклады, дополнительные соглашения к трудовым договорам.

П.Р. Юдина, г. Пятигорск Руководитель поручил мне убрать из штатного расписания должность, которую занимала сотрудница, вышедшая в декрет, а потом и в отпуск по уходу за ребенком. А я что-то засомневалась, можно ли вообще так делать?

Если женщина, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, захочет вернуться на работу до достижения ребенком возраста 3 лет, ее обязаны принять, даже если ее должность вычеркнута из штатного расписания. : Ваши сомнения оправданны — «убрать должность», как вы говорите, можно, только если она является вакантной. В противном случае речь идет о сокращении штата.

При уходе женщины в отпуск по беременности и родам/в отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3 лет за ней сохраняется место работы. И сократить ее должность нельзя ни при каких обстоятельствах, .

И.Б. Ланина, аудитор, г. Москва Мы проводим аудиторскую проверку компании, где есть приказ об изменении штатного расписания в связи с введением нескольких новых должностей и повышением окладов по старым должностям. Как правильно рассчитать отпускные — с учетом среднего заработка работника, увеличенного на коэффициент повышения, или нет?

: Прежде всего посмотрите, повышались ли оклады всем работникам компании, отдельным сотрудникам или целому структурному подразделению (отделу, цеху, участку, территориально обособленному филиалу или представительству фирмы). В зависимости от этого и действуйте:

1. оклады повышались отдельным сотрудникам, то не надо считать коэффициент повышения и индексировать на него средний заработок для расчета отпускных.
2. оклады повышались всем работникам одного подразделения или фирмы без исключения, то посчитайте коэффициент повышения и на него увеличьте заработок при расчете отпускных;

М.А. Пушкарева, г. Пушкин У нас уволился инспектор по кадрам, его обязанности приказом директора возложили на бухгалтера.

Как теперь это отразить в штатном расписании? Можно ли вообще исключить отдел кадров из штатного расписания?

: Можно. Но сначала уточните у своего руководителя, собирается ли он в дальнейшем нанимать кадровиков. Если да, то лучше штатное расписание не трогать, пусть будет вакантная должность.

Если брать в компанию кадровых работников больше не планируется, можете подготовить на утверждение руководителю:

1. приказ об изменении штатного расписания в связи с устранением кадрового отдела;
2. приказ о введении нового варианта штатного расписания, не содержащего кадровые должности.

С.Е. Хорошева, г. Санкт-Петербург Мы берем двух заместителей директора. Но одного — на полную ставку, а второго — на полставки.

Как это отразить в штатных единицах и что записать в графе штатного расписания «Оклад»: целый оклад по должности или половину? : В вашей ситуации штатное расписание можно заполнить следующим образом: Структурное подразделение Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация Количество штатных единиц Тарифная ставка, оклад, руб.

Надбавки, руб. Всего в месяц (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) х гр.

4 Примечание наименование код 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 .

1. условие о неполном рабочем времени и конкретную продолжительность работы. Например, «20 часов в неделю» или «Пятидневная рабочая неделя с двумя выходными (суббота, воскресенье). Начало работы — 9.00, окончание работы — 13.30, перерыв для отдыха и питания — 30 мин., с 11.30 до 12.00»;
2. полный оклад;
3. условие об оплате пропорционально отработанному времени.

Т.Д.

Директор сказал, что у него оклад будет выше, чем у работника, который уже у нас работает на такой же должности.А вот я сомневаюсь: разве можно в штатном расписании поставить две должности «специалист» с разными окладами? : Нельзя. Обычно, если трудинспектор при проверке обнаруживает подобные расхождения, он штрафует за нарушение трудового законодательства и выдает предписание об установлении одинаковых окладов по одинаковым должностям. Установить разные оклады людям, работающим на одинаковых позициях, нельзя.

Если какому-то работнику хочется платить больше, чем остальным на той же должности, можно либо переименовать его должность, либо установить ему какие-нибудь надбавки.

Поэтому обсудите с руководителем внесение изменений в штатное расписание:

1. у вас в компании нет никаких надбавок к окладам, то запишите в штатном расписании разные названия должностей. Допустим, специалист и ведущий (старший, главный) специалист. И не забудьте подготовить отдельную должностную инструкцию ведущего специалиста, если у вас ее нет.
2. у вас в компании локальным нормативным актом (возможно, положением об оплате) предусмотрены какие-либо компенсационные или стимулирующие надбавки к окладу, то запишите этим работникам одинаковые оклады, а для специалиста более высокого уровня установите надбавки. Посмотрите, какие подходящие надбавки есть во внутреннем акте компании. К примеру, надбавка за знание иностранного языка, за профессиональное мастерство, за выполнение особо важных заданий и т. д.;

Понравилась ли вам статья?

1. Другое
2. Нужно больше примеров
3. Ничего нового не нашел
4. Нет ответа по поставленные вопросы
5. Статья появилась слишком поздно
6. Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
7. Есть ошибки
8. Аргументы неубедительны
9. Слишком много слов
10. Почему оценка снижена?
11. Тема не актуальна

Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

1. хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
2. я подписчик электронного журнала
3. я не подписчик, но хочу им стать

• , № 6, № 6, № 6
• , № 2, № 2
• , № 5, № 5
• , № 9, № 9, № 9, № 9
• , № 4, № 4
• , № 1
• , № 10, № 10, № 10
• , № 11
• , № 8, № 8, № 8
• , № 7, № 7, № 7, № 7

• , № 24, № 24, № 24, № 24, № 24
• , № 2
• , № 3, № 3
• , № 20, № 20, № 20
• , № 22, № 22, № 22
• , № 21
• , № 4
• , № 6, № 6
• , № 12, № 12
• , № 8
• , № 15, № 15
• , № 19
• , № 13
• , № 17, № 17, № 17, № 17, № 17
• , № 14, № 14
• , № 23
• , № 1
• , № 5, № 5
• , № 11

• , № 2, № 2, № 2, № 2
• , № 11, № 11, № 11
• , № 8
• , № 22
• , № 7, № 7, № 7, № 7
• , № 15, № 15, № 15, № 15, № 15
• , № 17, № 17
• , № 4, № 4
• , № 6
• , № 1, № 1
• , № 3, № 3, № 3, № 3
• , № 12, № 12
• , № 21, № 21, № 21
• , № 13
• , № 19, № 19
• , № 10, № 10, № 10, № 10, № 10
• , № 14
• , № 16, № 16, № 16, № 16
• , № 5, № 5, № 5, № 5
• , № 9, № 9
• , № 24, № 24, № 24, № 24, № 24
• , № 20, № 20

Ставится ли печать и кто подписывает штатное расписание?

» Внести изменения в штатное расписание можно следующими способами: 1.

Изменение самого штатного расписания. Это удобнее делать, когда изменения существенны.

В этом случае изменяется само штатное расписание.

Например, когда не меняются оклады, а изменились наименования одной-двух должностей. Оформляется как приказ по основной деятельности с постоянным сроком хранения с формулировкой:

«Внести в действующее штатное расписание следующие изменения…»

.

Это уменьшает документооборот, так как издается только приказ по основной деятельности.

Штатное расписание не меняется.Внесение изменения в штатное расписание посредством издания приказа:Заголовок приказа может быть следующим: «О внесении изменений в штатное расписание»; «Об изменении штатного расписания»; «О частичном изменении штатного расписания». В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины: — совершенствование организационной структуры компании; — проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений; — реорганизация компании; — расширение или сокращение производственной основы компании; — изменение законодательства; — оптимизация управленческой работы; — планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функции и т. д.Приказ «___»_____________ 200__ №___ город ___________________О внесении изменений в штатное расписаниеВ связи с реорганизацией производственного подразделенияВнести в штатное расписание №___ от «___»___________ 200___г.

следующие изменения: 1. Вывести из отдела снабжения следующие должности: ___________________________________________________________________2. Переименовать должность координатора поставок на должность специалиста по логистике.Основание: план реорганизации планово-экономического отдела № от «___»_______ 200___ г.Директор: Личная подпись Расшифровка подписиВизы согласования с заинтересованными должностными лицамиТрудовой Кодекс Российской Федерации не содержит строгого требования о ведении штатного расписания (обязателен ли этот документ?) Однако 15 и 57 статьи Настоящего документа делают отсылку на то, что должностные обязанности сотрудника должны соответствовать штатному расписанию фирмы.Оно составляется и оформляется по унифицированной форме № Т-3.

Оформление штатного расписания регламентирует Постановление Госкомстата Российской Федерации № 1 от 5 января 2004 года

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

.Справка!

С 1 января 2013 года форма Т-3 перестала быть обязательной к применению, однако именно она рекомендуется к использованию, поскольку содержит все обязательные реквизиты.Штатное расписание составляется по распоряжению директора предприятия либо лица, замещающего его.

За оформление этого документа может отвечать любой сотрудник фирмы, который наделен данными полномочиями. А именно: руководитель организации, непосредственный руководитель кадрового отдела либо главный бухгалтер предприятия.Заполнение необходимой формы начинается с наименования организации, которое допускается как в полной, так и в сокращенной форме, кода по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), номера документа и даты составления договора.

Затем необходимо указать, на какой период составляется штатное расписание.В графе «Дата составления» необходимо указать число, когда фактически был составлен документ. В графе «Период составления» требуется обозначить временные рамки, в пределах которых штатное расписание будет считаться действительным.Далее следует пункт «Утверждено».

Здесь следует отметить реквизиты приказа, на основании которого заключается данный договор.

Сама форма Т-3 содержит в себе 10 граф.

По желанию руководителя организации допускается расширение формы. Однако по всем правилам исключать какие-либо графы запрещено.Так, унифицированная форма Т-3 содержит следующие разделы:

1. 5 – «Тарифная ставка». Данная графа определяет установленную для штатного сотрудника заработную плату. Необходимо помнить, что законодательство допускает единый размер оплаты труда для каждой из должностей. Исключение составляют лишь те специальности, которые находятся в разных подразделениях.
2. 3 – «Должность». В этом разделе прописываются все имеющиеся в организации должности. Так же как и в первой графе, здесь работодатель распределяет специальности по собственному желанию. Но иерархическая система будет более предпочтительной.
3. 4 – «Количество штатных единиц». В случае, когда сотрудник трудится в организации на неполной ставке, необходимо указывать не полное число, а долю. Если предполагается увеличение штата, имеет смысл указать также вакантные должности, поскольку новых работников разрешается нанимать исключительно на свободные позиции.
4. 2 – «Код». В данной графе указываются коды, которые наниматель присвоил к каждой группе, отделу и подразделению (какие коды ставятся подразделениям?).
5. 10 – «Примечание». Этот раздел заполняется только в тех случаях, когда сотрудники получают «северную» или «ученую» надбавку и когда в организации работают сдельщики. В первом случае необходимо привести ссылку на Закон Российской Федерации от 19 февраля 1993 года № 4520-1 или Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-ФЗ.
6. 1 – «Наименование». Здесь следует указать название структурного подразделения. Порядок наименований работодатель вправе выбирать самостоятельно. Однако для удобства рекомендуется располагать структуру по иерархии.
7. 9 – «Всего в месяц». В данной графе рассчитывается итоговая сумма оклада и всех возможных надбавок, умноженная на количество штатных единиц.
8. 6, 7, 8 – «Надбавки». В этих разделах указываются возможные выплаты поверх оклада. Причем существуют надбавки, которые являются обязательными для выплаты. Их устанавливает 132 статья Трудового Кодекса Российской Федерации.

Ниже вышеперечисленных граф располагается строка «Итого». В ней необходимо подвести итог по 4 и 9 разделам.Постановление Госкомстата не обязывает проставлять печати на унифицированных формах, за исключением формы Т-3, обязательного кадрового документа, в котором указывают структуру и персональный состав организации.

1. если руководитель организации самостоятельно ведет бухгалтерский учет.
2. если должности руководителя кадрового отдела и главного бухгалтера вакантны;

Внимание!

Штатное расписание могут подписать работники при условии, что данное полномочие предусмотрено дополнением к расписанию.Штатное расписание – очень важный нормативно-правовой документ, который позволяет безболезненно регулировать судебные вопросы в случае их возникновения (является ли оно локальным нормативным актом?).

Поэтому очень важно его грамотно составить и оформить.Как оформить штатное расписание:Сразу непонятно, нужно ли ставить печать на штатное расписание.

Что будет, если его не поставить? Все знают, что «штатка» – это документ, в котором содержится информация о персонале фирмы.В том числе, сведения о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений.

В свою очередь, утверждение «штатки» вызывает вопросы.Нужно ли ставить печать на штатное расписание, где «согласовано»? Ответ на вопрос – в материале.Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании.То есть руководство само решает, есть ли потребность в штатном расписании, или можно обойтись без него.

Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить.

Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст.57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв.

постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст.

22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ).При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п. Например, «старший кассир».Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

1. различный уровень ответственности.
2. разные права и обязанности;

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.Понятно, что имея в своем распоряжении «штатку», можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание работников. Понятно, что при наличии «штатки» менеджеры компании располагают всей полнотой информации о персонале при принятии важных для компании управленческих решений.Если по «штатке» принято положительное решение, то неминуемо встанет вопрос об утверждении документа.

Надо ли ставить печать на штатное расписание?После того, как работа над «штаткой» окончена, документ должен быть подписан главным бухгалтером и руководителем кадровой службы. В общем случае подписи ставятся в конце документа. Однако если документ занимает не одну страницу, то можно визировать каждый лист графика.После подписания документа его должен утвердить руководитель организации своим приказом (раздел 1 указаний, утв.

постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Необходимо ли ставить печать на штатное расписание?Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст.

15 ТК РФ). Ответ на вопрос, нужно ли ставить печать на штатном расписании (форма Т-3), отрицательный. Дело в том, что форма № Т-3, утв.

постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, не предусматривает проставления печати на штатном расписании, утвержденном руководителем компании. Места для печати в унифицированной форме не предусмотрено.Другое дело самостоятельно разработанный бланк.

Если он предусматривает прикладывание печати, то ответ на вопрос, нужно ли на штатном расписании ставить печать организации, будет утвердительным., пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

В акте о несчастном случае печать работодателя может отсутствоватьПри составлении акта о несчастном случае на производстве ставить печать организации теперь необходимо лишь при ее наличии (ч. 5 ст. 230 ТК РФ).Ранее во всех случаях требовалось заверять данный акт печатью. При этом работодатель-физлицо, у которого она отсутствовала, должен был заверять свою подпись в установленном порядке.РезюмеПорядок составления акта о несчастном случае на производстве упрощен как для работодателей-физлиц, так и для работодателей-организаций.

Теперь хозяйственным обществам, не имеющим печати, ставить ее на этом документе необязательно.Как заверять записи в трудовых книжках, если нет печати?В связи с отменой обязательности печатей возникает важный вопрос о том, как оформлять трудовые книжки. По правилам их ведения при увольнении работника записи, внесенные в трудовую книжку за время его работы, заверяются печатью работодателя.Чтобы заверить данные о работнике на первой странице трудовой книжки или изменения, внесенные в эти данные (например, фамилии), можно воспользоваться печатью кадровой службы.Ранее подобная альтернатива была предусмотрена для заверения записей, внесенных в трудовую книжку работника при трудоустройстве и в период его работы в организации.

Сейчас такая возможность нормативно не установлена.

Вместе с тем разъяснения Роструда позволяют сделать вывод, что заверение записей в трудовой книжке не круглой, а иной печатью работодателя не влечет нарушения прав работника, поскольку подтверждает факт его работы у данного работодателя. Печать должна содержать информацию о наименовании работодателя (юридического лица) и месте его нахождения.РезюмеПоскольку обязанность использовать печать устанавливается только федеральным законодательством, а требования о заверении печатью сведений в трудовых книжках закреплены на подзаконном уровне, соблюдение таких требований не является обязательным.Тем не менее во избежание рисков работодателям (кадровикам) рекомендуем как и раньше заверять сведения в трудовых книжках работников печатью. При отсутствии круглой печати организация может применять другую печать, содержащую необходимые данные.Заключить трудовой договор можно и без печатиПо общему правилу трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается сторонами.

На практике принято также ставить на трудовых договорах печать организации. Между тем законодательством требование заверять данный акт печатью не предусмотрено.РезюмеОтсутствие у организации печати, а значит, невозможность поставить ее на трудовом договоре не повлияет на его действительность.Ставить ли печать организации на листке нетрудоспособности — решать работодателюНа бланке листка нетрудоспособности предусмотрено отдельное поле для печати работодателя. Вместе с тем нет специальных правил, касающихся формы такой печати или информации, которую она должна содержать.Работодатели-физлица ставят печать при ее наличии (см.

Порядок выдачи листков нетрудоспособности).Аналогичные правила, вероятно, будут действовать и в отношении хозяйственных обществ в связи с отменой норм о необходимости иметь круглую печать. Это представляется обоснованным, поскольку в данном случае федеральным законом обязанность ставить печать работодателя на больничном листе не установлена.РезюмеДо тех пор пока бланки документов и порядок их заполнения не приведены в соответствие с изменившимся законодательством, решение вопроса о том, ставить ли печать на таких документах, остается на усмотрение работодателя. С юридической точки зрения требования подзаконных актов о наличии печатей на документах можно считать необязательным.

Если работодатель готов отстаивать свою позицию в суде, он может не использовать печать в подобном случае.Документы о привлечении иностранных работников заверяются печатью, если она естьТребование заверять печатью документы, необходимые для получения разрешения на привлечение и использование иностранных работников, на подзаконном уровне содержало оговорку «при наличии таковой» еще до отмены обязательности печатей.РезюмеТеперь АО и ООО могут не заверять печатью такие документы независимо от того, используется ли печать при осуществлении деятельности общества.Чтобы утвердить штатное расписание, печать не нужнаОтсутствие печати не помешает организации утвердить штатное расписание.

В унифицированной форме этого документа не предусмотрено место для печати.РезюмеШтатное расписание по-прежнему можно не заверять печатью общества.Следующая >( 1 оценка, среднее 5 из 5 )Понравилась статья? Поделиться с друзьями:

Процедура утверждения штатного расписания

» Утверждение постоянного штатного расписания важно для любого крупного предприятия, которое стремится к успеху. Вряд ли кто-либо из сотрудников задумывается об этой части работы фирмы, ведь его это не касается.

А директор должен позаботиться о том, чтобы каждый сотрудник находился на своем месте, выполнял обязанности и работал по удобному для всех графику. Штатное расписание утверждается в ООО при помощи приказа.

Документ может действовать несколько лет, но обычно его подписывают на год. Нужно ли составлять его в обязательном порядке?

Этот вопрос предприятия решают самостоятельно, но для грамотного управления документ не будет лишним. Если в организации все работает правильно (распределены обязанности между сотрудниками, есть график), то руководитель должен составлять штатное расписание каждый год.

Если за это время произошли глобальные изменения, документ может быть заново составлен в любое другое время. В большинстве случаев требуются только корректировки документа, а не полные его изменения.

Важно! Новое расписание вступает в силу только после того, как документ был утвержден. Также должен быть подписан приказ, без которого недопустимы изменения.

Разработка документа – обязанность директора.

С помощью документа работодатель может контролировать:

1. количество работников для тех или иных должностей;
2. организационную систему в компании.
3. оплату труда и надбавки, которые есть на предприятии;

Утверждение постоянного штатного расписание происходит с помощью приказа, который необходимо правильно составить.

Считается, что составлением такого документа должны заниматься экономисты, но обычно оно поручается бухгалтерам. Кто подписывает и утверждает приказ?

Подписать его может только руководитель компании. Если документ им не подписан, в силу он вступить не может. У многих возникает вопрос, как часто необходимо составлять новое штатное расписание.

Достаточно одного раза в год, однако оно может изменено за это время, если появится необходимость. Каждое переиздание документа, даже если это происходит раз в месяц, должно сопровождать приказом, так как без него оно не будет действительным.

Как правильно составить приказ?

В нем не должно быть ошибок, иначе это может привести к проблемам. Руководителю требуется внимательно отнестись к документу. В приказе указываются моменты, которые относятся к работе.

• Дата и номер расписания, которое необходимо утвердить.
• Количество сотрудников в штате (может потребоваться помощь кадровой службы).
• Подразделение компании, для которой оформляется приказ.
• Дата, когда подписывается приказ, и его номер.
• Общая сумма заработной платы.

Директор компании имеет право внести в штатное расписание любую информацию, которая, по его мнению, улучшит и оптимизирует работу фирмы.

Оно иногда составляется только на один отдел компании. Но до тех пор, пока не будет подписан приказ, новый документ не может вступить в силу. До этого момента предприятие работает по старому расписанию.

Руководители должны учитывать такие моменты, чтобы не попасть в неприятные ситуации. Все решения принимает директор компании. При этом приказ требуется не только при составлении нового документа, но и при внесении изменений в старый.

Утвержденное расписание имеет юридическую силу.

Когда заполняется штатное расписание, необходимо придерживаться общих правил. Процедура составления не самая сложная. При заполнении требует учитывать некоторые нюансы.

• Указываются дата и номер нового расписания. Важно внимательно проверить данные.
• Указываются количество сотрудников, которые работают на предприятии, и общая заработная плата.
• В начале пишется название предприятия, для которого составляется документ.

Бухгалтеру следует взять образец для заполнения и подогнать его под требования своего руководителя – так можно избежать ошибок.

Однако слишком много изменений в образец вносить не стоит, поскольку документ должен быть кратким. Утверждение постоянного штатного расписания происходит тогда, когда в поле «Утверждено» в приказе ставятся дата и подпись директора. С этого момента в силу вступает новый документ, а старый перестает действовать.

Даже если новое расписание уже составлено, но приказ еще не подписан, документ не вступает в силу, поэтому рекомендуется составить приказ как можно раньше. В документе недопустимо писать цифры прописью, что относится к приказу и самому расписанию.

Важно учесть все нюансы, чтобы ничего не переделывать и не переоформлять.

Если ошибки есть, их необходимо исправить, причем издается новый приказ. Сведения в документе не распространяются по организации, а хранятся в тайне.

Делается только одна копия, которая хранится у главного бухгалтера. Оригинал документа остается у руководителя компании. Сотрудники не должны знать, сколько еще работников есть в компании и какая у них заработная плата, так как это может привести к конфликтам.

Какой период и где хранится штатное расписание предприятия? Сам приказ хранится в той же папке, в которой находятся все приказы, связанные с работой организации.

Что касается второго документа, хранится штатное расписание в отдельной папке. Как только оно перестает действовать, бухгалтер переносит его в архив.

При необходимости его можно извлечь и передать директору или другим доверенным лицам. Срок хранения каждого документа – до закрытия предприятия.

Если предприятие крупное, расписание составляется сразу на год или больше.

Приказ подписывается после того, как составлено новое штатное расписание. Обо всех изменения, относящихся к работе, необходимо предупредить сотрудников.

Делается это на собраниях, где собирают всех работников.

Об изменениях также необходимо сообщить сразу, а не через несколько месяцев после того, как они действуют.

Если руководитель пренебрегает этим правилом, сотрудники могут пожаловаться на него. Такие жалобы рискуют закончиться тем, что предприятие получит приличные штрафы.

Российское законодательство не предъявляет строгих требований к штатному расписанию: оно составляется на усмотрение руководителя с учетом правил, которых нужно придерживаться. Но директор решает, на какой срок составляется расписание, какие данные в него включить.

Он отвечает за то, чтобы предприятие работало максимально продуктивно. Методика разрабатывается руководителем.

Некоторые компании отказываются от ведения подобной документации, так как она необязательна. Однако утверждать штатное расписание каждый год – решение многих конфликтов и проблем (например, при сокращении штата). Утвержденное расписание поможет регулировать заработные платы и избежать переплат, что является плюсом для любой компании.

Также в этом документе указано, сколько сотрудников должно быть на той или иной должности. Если нет документа, все придется решать более сложными путями.

Для чего предусмотрено заполнение штатного расписания, и как выглядит его образец?