Копия паспорта в личном деле работника

Как правильно хранить копии документов в личном деле работника

Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании работника в его личном деле? Этот вопрос часто задают слушатели курсов по кадровому учету в Контур.Школе. Ответим на него в статье. Работодатель должен помнить, что он:

1. не обязан вести личные дела работников, если это не определено нормативными правовыми актами;
2. если не обязан вести личные дела, но решил делать это в своей организации, только он может ответить на вопрос, какие документы должны попадать в личные дела при их формировании. При этом работодателю важно разобраться с принципами обработки персональных данных.
3. обязан вести личные дела, если это определено нормативными правовыми актами, как, например, у органов исполнительной власти;

Если вы решили вести личные дела работников Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.

Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.

За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 ст.

13.11 КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф:

1. на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
2. на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
3. на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;

Что надо знать о персональных данных работников Внести сведения и хранить копии — большая разница В ст.

65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу.

Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий. Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2. В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных.

А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к.

копии содержат персональные данные работника.

Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.

запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных.

А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.

Даже если работник согласен передать копии работодателю, законной цели при этом не возникает.

Разберемся, что такое «законная конкретная цель». Нет цели — нет права хранить копии Проверяющие из Роскомнадзора применяют принципы, определенные ст.

5 Закона «О персональных данных»:

1. обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
2. обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
3. содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Цели обработки персональных данных не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям.

Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных определены в ч. 4 ст. 9 Закона «О персональных данных».

К обязательным сведениям в согласии относятся цель обработки персональных данных и перечень действий с персональными данными. Хранение копий документов работника должно ограничиваться достижением заранее определенных, конкретных целей, которые не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.

Пример законных и конкретный целей обработки персональных данных:

1. для целей добровольного медицинского страхования работников;
2. для размещения информации о Ф. И. О. работника, его должности на внутреннем сайте работодателя.

Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. Наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с тем, что требуется действующим законодательством. Онлайн-обучение в Контур.Школе Управление персоналом и кадровое делопроизводство Посмотреть программу Хранение копии паспорта Ксерокопия паспорта может содержать биометрические персональные данные, т.е.

данные об особенностях физиологических и биологических особенностях человека. Например, на копии можно увидеть особенности строения овала лица, формы глаз, носа и т.д.

В соответствии со ст. 11 Закона «О персональных данных» биометрические персональные данные обрабатываются только с согласия работника. В согласии нужно прописать цели, которые бы не нарушали принципы обработки персональных данных, не допускали излишней их обработки и были бы конкретными и законными.

Выводы и рекомендации Определите правомерность своих действий:

1. Если вы собираете и храните в документах по кадровому учету копии документов работника, когда это не предусмотрено нормативными правовыми актами и согласием, то вы превышаете объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами. Подобный вывод есть в судебной практике, в частности в Постановлениях Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013. Именно после появления этих дел и начались многочисленные вопросы относительно хранения копий документов работника.
2. Если у вас есть конкретная цель, собирать и хранить копии правомерно.

   Помните, что хранение копий документов работника законно только в том случае, если работодатель определил конкретную цель их обработки (хранения), не допускающую излишней обработки персональных данных. Цель должна быть прописана в согласии на обработку персональных данных. При отсутствии такой цели и согласия хранение копий документов, даже если работодатель определит возможность, является нарушением законодательства о персональных данных.

Можно ли хранить копии документов работника (например, паспорта) в его личном деле?

Распечатать

1. 25 ноября 2020 г.

1. Личное дело

Работодатель обязан вести личные дела, если это определено нормативными правовыми актами.

В личные дела гражданских служащих вносятся данные и сведения в соответствии с Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ.

Если работодатель решил вести личные дела в своей организации, то порядок формирования документов работников в личные дела разрабатывается им самостоятельно и закрепляется в ЛНА.

При этом важно не хранить лишнюю информацию о работниках, чтобы не нарушить принципы обработки персональных данных.

Согласно ТК РФ порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов.

1. Персональные данные работников

Одним из принципов обработки персональных данных является то, что содержание и объем обрабатываемых данных должны соответствовать заявленным целям обработки ( Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»). Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по или КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф: – на должностных лиц – от 5 000 до 20 000 руб.; – на юридических лиц – от 30 000 до 75 000 руб.

В ТК РФ документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу.

Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий.

Хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника. Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.

запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных. А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов. Законная цель обработки персональных данных работника – исполнение договора, стороной которого является субъект персональных данных ( Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ).

Даже если работник согласен передать копии работодателю, законной цели при этом не возникает. То есть нет законной конкретной цели – нет права хранить копии. Проверяющие из Роскомнадзора применяют принципы, определенные Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ:

1. обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
2. содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Цели обработки персональных данных не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям.
3. обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;

Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных определены в Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ.

К обязательным сведениям в согласии относятся цель обработки персональных данных и перечень действий с персональными данными. Хранение копий документов работника должно ограничиваться достижением заранее определенных, конкретных целей, которые не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.

Пример законных и конкретный целей обработки персональных данных:

1. для целей добровольного медицинского страхования работников;
2. для размещения информации о ФИО работника, его должности на внутреннем сайте работодателя.

Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. Наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с тем, что требуется действующим законодательством. Копия паспорта может содержать биометрические персональные данные, т.е.

данные об особенностях физиологических и биологических особенностях человека.

Например, на копии можно увидеть особенности строения овала лица, формы глаз, носа и т.д. В соответствии со Федерального закона «О персональных данных» биометрические персональные данные обрабатываются только с согласия работника.

В согласии нужно прописать цели, которые бы не нарушали принципы обработки персональных данных, не допускали излишней их обработки и были бы конкретными и законными. Таким образом: – Сбор и хранение в документах по кадровому учету копий документов работника, когда это не предусмотрено нормативными правовыми актами и согласием работника, является превышением объема обрабатываемых персональных данных работника, установленного Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами. Подобный вывод есть в судебной практике (см., например, Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 по делу N А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу ).

– Если есть конкретная цель, собирать и хранить копии правомерно. Хранение копий документов работника законно только в том случае, если работодатель определил конкретную цель их обработки (хранения), не допускающую излишней обработки персональных данных. Цель должна быть прописана в согласии на обработку персональных данных.

При отсутствии такой цели и согласия хранение копий документов, даже если работодатель определит возможность, является нарушением законодательства о персональных данных.

Запрашивать информацию у работника лучше в каждом конкретном случае. При передаче личных дел в архив на хранение (а они должны храниться 75 лет) все копии документов, содержащих персональные данные, должны быть уничтожены. 23 апреля 2023 г. 5 мая 2023 г.

12 мая 2023 г. 5 марта 2023 г.

12 марта 2023 г. 21 июля 2023 г.

12 июля 2023 г. 30 сентября 2023 г.

14 сентября 2023 г. 6 июля 2023 г. Нажимая кнопку «Отправить», я принимаю условия и даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Отправить

Может ли работодатель хранить копию паспорта в личном деле работника

22 августа 2020294 прочитали1 мин.350 просмотров публикацииУникальные посетители страницы294 прочитали до концаЭто 84% от открывших публикацию1 минута — среднее время чтения При приеме на работу в некоторых случаях возникает обязанность оформлять личные дела.

Норма установлена в отношении государственных и муниципальных служащих (Указ Президента РФ от 30.05.2005 г. № 609, ст.30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ). На коммерческие организации вышеуказанная норма на распространяется.Если коммерческая организация решила вести личные дела работников, то целесообразно закрепить порядок их ведения в соответствующем положении.

Согласно ТК РФ, в личные дела работников могут помещаться следующие документы:

1. рекомендации и характеристики;
2. личная карточка.
3. медицинские справки;
4. выписки из протоколов об избрании на должность, об итогах конкурса на вакантную должность;
5. трудовой договор;
6. выписка из приказа о приеме на работу;
7. заявление о приеме на работу;
8. анкета, автобиография, резюме;
9. копии документов об образовании;

Копии документов (выписки) должны заверять работники кадровой службы.

Документы личного дела подшиваются в папку «Дело».

В личном деле должна быть оформлена внутренняя опись документов.В п.16 Указа Президента РФ от 30.05.2005 № 609 установлено, что к личному делу гражданского служащего в числе прочего приобщаются копия паспорта и копия документов ЗАГСа.

Однако применять это требование к личным делам лиц, которые не являются гражданскими служащими, неправомерно.Документы, удостоверяющие личность, нужны работодателю исключительно при оформлении трудовых отношений.

Данные, которые содержат паспорта, СНИЛС и ИНН признаются персональными.Под персональными данными понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (п.1 Указа Президента РФ от 06.03.1997 № 188). Сбор, обработка, передача, хранение и иные действия с такой информацией должны выполняться в строгом соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г.

№ 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).В соответствии с п.2 ст 5 Закона № 152-ФЗ обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.Паспорт и СНИЛС нужны работодателю для заключения договора, поэтому их предоставление ограничено целью заключения трудового договора. Следовательно, хранить копии этих документов в личном деле работодатель не вправе.

Обратите внимание, требовать у работника ИНН работодатель не имеет права, поэтому хранение копии ИНН в личном деле не служит для достижения законных и заранее определенных целей.Хранение копий паспорта, СНИЛС и ИНН в личном деле может повлечь ответственность за нарушение законодательства о персональных данных (см. например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013).

Например, Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд, привлекая к ответственности работодателя постановлением от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу А53-12557/2013, указал следующее: в личных делах работников общества хранятся документы, содержащие персональные данные, превышающие установленный п.2 ст 86 ТКм РФ объем обрабатываемых персональных данных работников, определенный законодательством. К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, фотографии работников.

на канал, ставьте Лайк, если вы нашли наши записки интересными. Спасибо, что вы с нами.

Как правильно хранить копии документов в личных делах работников

Хранение копий документов в личных делах сотрудников — это элемент системы кадрового документооборота, регламентированный законодательно.

За нарушение правил обращения с документами предусмотрен штраф до 50 000 рублей. Избежать наказания удастся, если компания обоснует необходимость наличия бумаг и получит согласие работников на обработку персональных данных.

Ими пользуются для:

1. обеспечения личной безопасности работников;
2. обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов;
3. содействия в трудоустройстве; предоставления образования и продвижения по службе;
4. контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Во многих организациях, не зная, какие документы нельзя хранить в личном деле работника, держат копии паспортов и иных документов по традиции.

Но теперь за хранение персональных данных сотрудника «просто так» штрафуют, и работодатели начали волноваться: что делать?

Если в организации такие сведения по какой-либо причине нужны, в ЛНА перечислите, о каких бумагах идет речь, и оговорите, где хранить копии документов сотрудников, получите согласие на их хранение, а затем будьте готовы объяснить проверяющим, для чего они используются.

Кстати, информация, что ввели запрет на 9 документов в личных карточках сотрудников, — не более чем предупреждение, основанное на законодательстве. Но рекомендуем перестраховаться и убрать из дел сотрудников те бумаги, которые не нужны для реализации задач и обязанностей работодателя.

Специалисты Федеральной службы по труду и занятости подчеркивают, что хранение копий паспортов в личном деле сотрудника следует устанавливать с учетом требований нормативных актов, регламентирующих отношения в сфере неприкосновенности частной жизни, сбора и хранения персональной информации. По нормам Федерального закона от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных», собирать, хранить, использовать и распространять данные гражданина возможно, только если он сам дал согласие на обработку его личной информации. Чиновники по-своему ответили на вопрос, можно ли хранить копии документов в личном деле работника в 2020 г., но в судебной практике уже имеются случаи, когда хранение копий у работодателя судьи посчитали ненужным.

В частности, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013 заявлено, что для обработки персональных данных работников, принимаемых на работу, достаточно сверить сведения с оригиналами, и храниться копия паспорта в личном деле работника не должна. Вкладывать в дела работников копии их персональных бумаг или нет, решать вам. Напомним только, что за нарушение норм в области персданных штрафуют по ст.

13.11 КоАП РФ. Так, за обработку информации в случаях, не прописанных законодательством, равно как и за обработку, несовместимую с установленными целями, должностных лиц штрафуют на 5000-10 000 рублей, а организацию — на 30 000-50 000 рублей.

В свете разъяснений Роструда работодателей будут штрафовать по п. 2 ст. 13.11 КоАП РФ. По ней, за обработку информации без письменного согласия субъекта персональных данных штраф для должностных лиц повышается до 10 000-20 000 рублей, а для компаний — до 15 000-75 000 рублей.

На едином портале размещения проектов нормативных актов обсуждаются 2 законопроекта, которые поставят точку в вопросе, можно ли хранить копию паспорта в личном деле сотрудника, для всех компаний, обрабатывающих и хранящих персональные данные граждан, в том числе работодателей.

Из первого следует, что при сборе персональных данных операторов придется обезличивать эти данные.

В ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ говорится, что обезличивание персданных — это комплекс действий, который позволяет частично скрыть принадлежность сведений конкретному субъекту: без дополнительной информации узнать, кому принадлежат данные, невозможно. Сейчас такие мероприятия являются обязательными только для государственных и муниципальных органов, но уже скоро требования по обезличиванию придется выполнять большинству компаний, в том числе работодателям.

Обезличивать информацию предстоит в соответствии с приказом Роскомнадзора от 05.09.2013 № 996, в котором рекомендуют пользоваться следующими методами:

1. изменение состава или семантики данных;
2. перемешивание (перестановка) отдельных записей или групп записей, что не позволит найти связь между информацией и конкретными субъектами.
3. замена части сведений;

За невыполнение обязанности по обезличиванию персональных данных либо несоблюдение установленных требований или методов планируется ввести иные санкции, нежели штраф за хранение копий паспортов в личных делах: от 1500 рублей — для граждан до 6000 рублей — для должностных лиц. Это предусмотрено вторым , обсуждаемым чиновниками.

Если его одобрят, в ст. 13.11 КоАП РФ укажут, что за такое нарушение индивидуальным предпринимателям грозит штраф до 10 000 рублей, а организациям — до 30 000. Как объясняют в Минкомсвязи, где разработали оба документа, защита персональных данных в процессе хранения копий документов в личных делах — это хорошо, но после достижения целей сбора и обработки персональной информации все данные должны уничтожаться либо обезличиваться. У компаний часто накапливается массив информации, от которой необходимо как-то избавляться.

И если для государственных и муниципальных органов предусмотрены конкретные требования и методы хранения и обезличивания данных, то для остальных операторов они не обязательны, и компании вправе пользоваться собственными способами. Для урегулирования этой ситуации предложено распространить утвержденные правила на всех операторов.

А контроль за выполнением законодательства возложат на Роскомнадзор.

: Теги:

Копии документов сотрудников и защита персональных данных

В организации ведутся личные дела сотрудников. При приеме на работу специалист по кадрам снимает копии с документов и вкладывает их в личное дело.

Правомерно ли это с учетом закона о защите персональных данных? Рассмотрим, как нужно поступать с документами и личной информацией сотрудников, чтобы не получить штраф от Роскомнадзора. Содержание Работодатель обязан вести личные дела сотрудников, если это прямо предписано нормативными актами.

Например, такое требование установлено для органов исполнительной власти. У тех компаний, кто не попадает под действие таких актов, обязанности вести личные дела сотрудников нет.

Однако иногда работодатели начинают их формировать по своей инициативе. В таком случае они сами составляют перечень документов, которые нужно включить в личное дело.

Но при этом важно соблюдать закон о конфиденциальности персональных данных.

Итак, по той или иной причине в компании решено формировать личные дела работников.

Прежде всего нужно составить локальный нормативный акт, который определит важные моменты и правила. Это может быть стандарт или положение. В нем целесообразно отразить все нормы оформления личных дели и состав документов.

Главное правило: не стоит собирать лишнюю информацию о сотруднике про запас — только то, что действительно важно. Иначе будут нарушены принципы работы с персональными данными.

О работнике можно собирать только ту информацию, которая отвечает определенным целям обработки персональных данных. Иначе организация может быть оштрафована по статье 13.11 КоАП на сумму от 30 до 50 тыс. рублей. Должностное лицо получить штраф в размере 5-10 тыс.

рублей, а гражданин — в сумме 1-3 тыс. рублей. Как же правильно поступать с документами сотрудника?

Обратимся к статье 65 Трудового кодекса. В ней сказано, что документы предъявляются физическим лицом при приеме на работу. Иначе говоря, документы должны быть предъявлены работодателю, после чего они возвращаются сотруднику.

При этом в ТК РФ не говорится о том, что специалист работодателя вправе снимать с них копии. Итак, без согласия работника кадровый специалист может сделать лишь следующее: взять документы сотрудника и внести информацию из них . На практике работодатели часто любят собирать разную информацию о своих сотрудниках и хранить копии их дипломов, СНИЛС, паспортов.

Однако все это все эти документы содержат персональные данные работников, которые защищаются законом. Собирать личную информацию, которая соответствует законной цели.

Причем цель должна быть вполне конкретной. Например, нельзя хранить персональные данные сотрудника на тот случай, если вдруг их запросит прокуратура или Служба судебных приставов.

Пока такого запроса нет, эта информация работодателю не нужна. Соответственно, если он заранее ее собрал и хранит, тем самым он нарушает закон о защите персональных данных. Важно! Обработка персональных данных гражданина допустима, если это необходимо, чтобы исполнить договор, стороной которого он является.

Это сказано в части 1 статьи 6 закона о персональных данных от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ. Казалось бы, проблема решается просто — можно взять с работника документ о том, что он разрешает обработку своей информации.

Но на самом деле этого недостаточно.

Даже если сотрудник согласился, это не значит, что появилась законная конкретная цель для обработки данных.

Важно! Работодателям нужно запомнить простое правило: если нет цели, то нет и права хранить копии личных документов сотрудника.

• Должны стоять конкретные, заранее определенные цели, в соответствии с которыми собираются личные данные человека. Как только эти цели достигнуты, обработка его персональных данных должна прекращаться.
• Нельзя собирать информацию, которая не соответствует упомянутым выше целям.
• Обработке подлежат только те сведения, которые соответствуют указанным целям.
• Содержание и объем обрабатываемых данных должен соответствовать цели обработки.

О согласии на обработку персональных данных сказано в статье 9 закона.

Пример избыточной цели — хранение личных данных на случай поступления запроса из государственных органов. В копии паспорта есть не только имя, дата рождения и прочая информация — она может являться источником биометрических персональных данных. В частности, на фото можно заметить особенности внешности человека.

Такая информация охраняется законом.

Соответственно, хранить копии паспортов работников нужно, во-первых, при наличии адекватных целей а, во-вторых, взяв с них согласие на это.

Итак, если работодатель планирует вести личные дела своих сотрудников, то просто приложить к ним копии документов неправомерно. Для этого необходимо, чтобы:

1. в согласии была указана цель обработки.
2. было законное основание (правовой акт или внутренний документ);
3. было письменное согласие работника на обработку его персональных данных;
4. была определенная, законная и адекватная цель обработки информации;

Эти выводы подтверждаются судебной практикой. В частности, постановлениями Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013 и ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013.

1. Бухгалтерская отчетность
2. ПФР
3. ФНС
4. ФСС

Мы расскажем об изменениях, внесённых ПФР в форму отчёта о сведениях о трудовой деятельности зарегистрированного лица с июля 2023 года. Специальная цена на Контур.ОФД для абонентов Экстерна. Онлайн-передача фискальных данных с кассовой техники в налоговую службу в соответствии c изменениями в 54-ФЗ.

Мишустин утвердил создание Единого реестра контрольных мероприятий.

Новые правила проверок предприятий вступят в силу 1 июля 2023 года.

Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов. За это компанию оштрафуют

В статье читайте:

1. Нужно ли согласие сотрудника, чтобы снять копии с его документов;
2. Как оформить уничтожение копий документов, содержащих персональные данные.
3. Сколько хранить копии паспортов и свидетельств в отделе кадров;

Прием на работу – Общий порядок приема на работу Роскомнадзор решит, что работодатель собирает лишние персональные данные, если кадровая служба хранит копии паспортов сотрудников, свидетельств о браке, рождении детей и т.

д. Теперь штраф за одно такое нарушение достигает 50 000 рублей1. В статье мы разобрали, как обезопасить себя, если получаете у сотрудников копии личных документов. Получайте копии документов, только чтобы предоставить сотруднику гарантии и компенсации Сведите к минимуму обработку копий личных документов сотрудников, хранение которых вызывает претензии у проверяющих (схема ниже).

Используйте данные, которые указали в трудовых договорах и личных карточках, при необходимости попросите сотрудника предъявить необходимый документ и перепишите из него нужную информацию. Есть случаи, когда Роскомнадзор и суды признавали обработку копий неправомерной, даже если они нужны по закону, чтобы, к примеру, назначить пособие. Обосновывали это тем, что работодатель обрабатывает избыточные сведения.

Кроме того, копии личных документов содержат специальные категории персональных данных, например информацию о национальности, которые, по общему правилу, обрабатывать нельзя (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17 декабря 2013 г. № 15АП-16132/13, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г.

по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013 и др.). Вместе с тем копии личных документов часто требуются, чтобы предоставить сотруднику или членам его семьи гарантии и компенсации, например, пособия, путевки и т.

п. (ч. 2–5 ст. 5 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, далее – Закон № 152-ФЗ).

В зависимости от того, закон или локальный акт обязывает работника представить копии, действует разный порядок их получения.

Комментарий в тему Иван ШКЛОВЕЦ, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости (Москва) Если инспектор ГИТ обнаружит копии паспортов в личных делах, то сообщит об этом в Роскомнадзор Трудовой кодекс хранение копий в личных делах не предусматривает. Если они понадобились вам для конкретной цели, каждый раз получайте их у сотрудника и оформляйте отдельное согласие на обработку данных.

Такие случаи возникают нечасто и в них всегда заинтересован работник. За хранение копий в личных делах на постоянной основе компанию могут привлечь к административной ответственности.

Нарушает ли работодатель законодательство о персональных данных, проверяет Роскомнадзор. Если случаи хранения копий выявит инспектор ГИТ, то передаст такую информацию в это ведомство. Копии получают в силу закона.

По общему правилу, представители компании не должны снимать копии с документов, которые приносит сотрудник. Например, при приеме на работу он лишь показывает паспорт, диплом, военный билет и проч. Кадровик проверяет эти документы и возвращает работнику (ст.

65 ТК РФ, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 марта 2014 г. по делу № А53-12557/2013). Часто работодатели прописывают в трудовых договорах условие, что сотрудник дает согласие на обработку любых персональных данных на все время работы в компании.

Однако это неправильно: нужно запрашивать у сотрудника отдельное согласие на те или иные действия с его персональными данными в конкретной ситуации. Условие в трудовом договоре о том, что работник заранее на все согласился, будет ухудшать его положение по сравнению с законом (ч.

третья ст. 57 ТК РФ). Случаев, когда работодатель по закону обязан запросить у сотрудника копию документа, мало.

Например, чтобы получить средства на выплату единовременного пособия, организация представляет в ФСС России копию справки о рождении ребенка (п.

3 приказа Минздравсоцразвития России от 4 декабря 2009 г.

№ 951н). Чтобы назначить ежемесячное пособие по уходу за ребенком, потребуются копии свидетельств о рождении предыдущих детей (ч.

6 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Сотрудник должен представить копии таких документов, если хочет, чтобы работодатель назначил пособие.

Поскольку обязанность предусматривает закон, получать отдельное согласие на обработку персональных данных не нужно (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ). Копии получают, чтобы исполнить локальный акт.

Закон не запрещает включать в локальные акты условие, что работник передает в отдел кадров копии личных документов, чтобы ему предоставили корпоративные гарантии.

Например, выдали новогодние подарки для детей, оказали материальную помощь и т.

д. Работодатель вправе без согласия сотрудника обрабатывать его персональные данные в случаях, предусмотренных коллективным договором и локальными актами (абз. 2 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.). Однако закон не поясняет, включает ли такая обработка право работодателя снять и хранить копии с документов.

Поэтому безопаснее получить письменное согласие работника (образец ниже). Сотрудник вправе отказаться представлять копии, за это его нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности.

Важная статья:

«Утвердите политику обработки персональных данных, чтобы избежать штрафа Роскомнадзора»

(№ 11, 2017) Скачать и распечатать образец Уничтожьте копии после того, как предоставили гарантии Прекратите обработку информации и уничтожьте ее материальные носители, в том числе копии, если достигли цели, для которой получали сведения.

Например, работнику предоставили гарантии, предусмотренные локальным актом, или компания отменила этот акт (ч. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ). Уничтожьте копии в течение 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных.

Копии паспортов, свидетельств и т. д. не относятся к документам по личному составу. Поэтому сроки хранения, установленные законодательством об архивном деле, к ним не применяют (п.

3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Установите порядок уничтожения материальных носителей персональных данных самостоятельно.

Как правило, для этого создают комиссию или назначают ответственное лицо, о чем издают приказ в произвольной форме (образец ниже). Исключите несанкционированный доступ к копиям личных документов сотрудников.

Храните их в сейфах или шкафах, которые запираются на ключ.

Утвердите приказом перечень лиц, имеющих доступ к таким данным, и перечень мест хранения материальных носителей персональных данных (ч.

3 ст. 4 Закона № 152-ФЗ, п. 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687). Скачать и распечатать образец Зафиксируйте уничтожение персональных данных в специальном журнале или акте о прекращении обработки персональных данных (образец ниже). Форму этих документов утверждает работодатель, унифицированных шаблонов нет (информация Роскомнадзора от 25 сентября 2015 г.).

Скачать и распечатать образец Нормативная база Документ Поможет вам Пункт 2 ст. 86 ТК РФ, ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г.

по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013 Понять, что нельзя хранить копии личных документов сотрудников без конкретной цели, на всякий случай Информация Роскомнадзора от 25 сентября 2015 г.