Как правильно прошить 250ьлистов

Как прошить документы нитками уголком

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать.

Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

1. допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.
2. не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;

• Если в состав документа входит лист большого формата, его необходимо свернуть до общих его размеров.
• Бумаги, имеющие собственную нумерацию, подлежат изменению и подведению под общий формат. Оставить цифры на местах можно только в том случае, если они совпадают с общей нумерацией документа.
• Если при нумерации была допущена ошибка, неверную цифру следует зачеркнуть косой линией, а рядом поставить правильную.

  Если ошибок слишком много, дело потребуется перенумеровать.

• Перед началом нумерации требуется убрать все чистые листы из дела.

  Опись тоже должна быть отложена в сторону. Она не нумеруется. Оставшиеся листы должны быть отсортированы по 1 или нескольким критериям. Можно разложить бумаги по алфавиту или странам.

  Предприниматель может самостоятельно выбрать критерий. Тендеры являются исключением. Фирмы самостоятельно определяют их положение в деле.

• Нумерация осуществляется простым карандашом.

  В обычных листах цифры ставятся в верхнем правом углу, а в приложенных картах, фотографиях и прочем – в левом верхнем. Если в состав карты входит несколько страниц, при нумерации ей присваивается 1 цифра.

  Однако на обороте бумаги необходимо указать, сколько листов имеет карта.

Интересное: Как Быстро Снять Арест С КвартирыПравила нумерации страниц в документах одинаковы для всех видов документов. Когда номера будут находиться на своем месте, необходимо составить заверительную надпись.

В ней должна присутствовать информация о количестве листов в деле, в каком они состоянии и когда была начата нумерация.

• При необходимости регистрации Общества с ограниченной ответственностью, оформлять документы следует руководствуясь соответствующими «Требованиями …» №110, утвержденными 26 февраля 2004 года для документации, используемой в случае госрегистрации юрлиц, а также физлиц, при регистрации индивидуальной предпринимательской деятельности и соответствующими «Методическими разъяснениями …» (ст.1, абз.3), растолковывающих в каком порядке заполняются формы документов, которые необходимо использовать при госрегистрации юрлица.
• Несмотря на то что какой-то один стандарт по подшивке и заверению документов отсутствует, существуют, например, «Методические рекомендации», в которых разработана инструкция делопроизводства во властном федеральном исполнительном органе, регламентирующая определенные правила. Согласно их и следует заверять подшитые документы формата А4. Эти рекомендации прописаны в Приказе Российского архива под номером 76, подписанном 23 декабря 2009 года, и в ГОСТе Р 51141-98 (по архивному делу и делопроизводству).
• Конечно, когда вдруг закрадываются сомнения, что все делается правильно, наверняка есть смысл выяснить все тонкости процедуры в месте предстоящей сдачи документов. Где-то, в частности, требуется нумерация страниц и заверение каждого листа.

• До начала проставления цифр, следует освободить дело от всех чистых листов и вытащить бланк описи, так как нумеровать ее нет необходимости.
• Простым карандашом обычные листы пронумеровываются в верхних углах с правой стороны; вшитые фото, карт-схемы, чертежи — наоборот, сверху в левых углах с обратной стороны.
• Таким же образом нумеруются наклеенные фото, какие-нибудь вырезки либо схемы. Пример: «На лист № 8 приклеено 3 (три) вырезки, 2 (две) схемы и 4 (четыре) фотографии, смотри опись на обратной стороне».
• Когда такая вставка приклеена только одним уголком, она будет являться отдельным листом и нумеровать ее нужно отдельно.
• У листов, имеющих большой формат, номер страницы указывается наверху с правой стороны. Если в карту входят несколько листов, которые склеены воедино, это будет считаться в документах за один и нумероваться одной цифрой.

  С обратной стороны карты в подобной ситуации делают надпись с указанием количества склеенных листов. Пример: «Лист 5, карта-склейка на восьми листах».

• Далее, каждый вкладываемый лист отсортировывается по дате либо другому критерию (алфавиту и т.

  п.). Обычно исключение составляют тендеры, когда компания-организатор сама диктует порядок расположения документов.

Интересное: Битум Вред Для ЗдоровьяПосле того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице. , в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки: В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.

Подготовка документов для регистрации ИП Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично.

Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см.

В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти. Начинать сшив следует с тыльной стороны документа.В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию.В общем, умение правильно сшивать документы может понадобиться не раз.

Например, при сдаче отчетности нужно сшивать документы в ПФР, а также сшивать документы для налоговой (например, это может быть книга учета доходов и расходов*) и т.д. Иногда нужно делать сшив документов в банке сотрудницам соответствующих отделов. В конце концов, нужно постоянно сшивать бухгалтерские и кассовые документы, делать это при подготовке документов на тендер, а также при сдаче документов на архивное хранение.

Далее в письме указываются непосредственно требования к сшиву бумажных документов (копий) — нельзя сшивать более 150 листов, проставляется сплошная нумерация листов, начиная с единицы (арабскими цифрами). При этом «все листы в сшиве прошиваются на 2 – 4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40 – 60 мм на 40 — 50 мм).

Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2 – 2,5 см.

Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения».

Если заметили, то в письме появилось упоминание о возможности организации не иметь печати… В Минфине читают свои письма, и это хорошо!Интересное: Где у страхового полиса номер и серияДля налоговых органов нужно прошить документы в 3 дырки, не больше и не меньше. Расстояние между проколами должно быть более трех сантиметров. Расположить их нужно на полях с левой стороны.

Обычно нумерация на документах проставляется в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Ознакомиться с руководством как рассчитать производительность труда и формула расчета можно здесь.

• Затем опять протягиваем иглу с тыльной стороны во второе сверху отверстие и делаем прокол, идущий третьим сверху.
• На глаз отмеряем необходимое расстояние и делаем второе сверху отверстие с тыльной стороны документов.
• И, наконец, делаем четвертый прокол, вводя иголку с тыльной стороны документов. По лицевой стороне снова протыкаем третий сверху прокол.
• Протянув иглу, образуем верхнее отверстие.
• Завязываем узелок, клеим на него листок прямоугольной формы и заверяем.

На фото представлен образец прошивки документа через четыре прокола

1. При сшиве бухгалтерских документов, которые хранятся более 10 лет, нужно сделать 5 отверстий, вместо обычной бумаги для наклейки используется папиросная.
2. Наклейка из бумаги оформляется так же, как описано в предыдущем пункте.

   Концы нити должны быть свободными. Затем документ заверяется подписью руководителя и печатью.

В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется. Если при нумерации важных бумаг была допущена ошибка, то ее просто зачеркивают одной линией и дальше продолжают нумерацию.

26 Июн 2018 glavurist 912 Источник: https://mainurist.ru/nasledstvo/kak-proshit-dokumenty-v-1-dyrku-na-ugolok24.07.2018Конечно, многие люди задаются вопросом: «Как прошить документы?» Но иные вообще не понимают, зачем это нужно. А ведь существует немало организаций, где бумаги принимают только правильно прошитыми. Например, при подаче документов на тендер или в архив.

Даже регистрация физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей требует этого.Только уполномоченные сотрудники должны заниматься таким делом, как прошивание документов. Сначала необходимо сделать три отверстия на левом поле одно над другим при помощи шила. Строго посередине должно находиться центральное отверстие.

В три сантиметра следует оставлять расстояние между центральным проколом и теми, что расположены сверху и снизу.

Главное – чтобы они не мешали читать сам документ. Дырокол подойдёт для более тонких страниц, шило будет более подходящим для толстых документов.

Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.

В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

1. допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.
2. не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;

Читать еще –> Какие документы нужны для субсидииПосле этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см.

так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.На сегодняшний день не существует единого стандарта, который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).

1. Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).

1. Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.

1. Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги.

   Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.

На этой записке нужно указать, сколько страниц было прошито. Потом на ней ставится подпись директора, дата и печать организации. Вообще заверительная подпись делается либо директором фирмы, либо одним из замов.

Сама печать ставится так, чтоб одна часть ее приходилась на последний лист пачки, а другая – на записку.

• Нумеруются листы, а не страницы.
• Пользуются только арабскими цифрами.
• При наличии внутри подшивки бумаг, на которых уже проставлены цифры, следует их повторно пронумеровать в едином формате.
• Если Дело очень большое (как правило, такие сдают в архив), то оно может состоять из томов, каждый из которых будет иметь свою нумерацию.
• Если нужно пронумеровать письмо, то вначале присваивается порядковый номер конверту, а уж потом и каждому листочку.
• Чертежи, схемы, фотографии, планы также нумеруются.
• Сама опись документов не имеет номера.
• Когда небольшие документы приклеены только за уголок, то можно каждому из них дать свой номер.
• Если есть вложенные листы больших размеров (А3), их необходимо развернуть и поставить цифру в верхнем правом уголке. Затем вновь сложить. Подшиваться он будет только за один край.
• Бывает, что на листы наклеивают мелкие документы (чеки, справки и т. д.). В этом случае листу дается один номер, но внизу него перечисляется список приклеенных бумаг.

Читать еще –> Сколько метров от дома территория домаВы можете обратиться в ближайший архив или типографию – как правило, у них есть сотрудники, оказывающие подобные услуги качественно и недорого. Или же в частную специализированную фирму, занимающуюся аналогичной деятельностью. Вам придется заплатить за работу специалиста, зато все будет сделано аккуратно, быстро и по правилам.Некоторые документы – например, кассовые – можно сшивать через левый угол.

Все этапы работы примерно такие же, как и при стандартной шнуровке документов.

Только делается два симметричных отверстия в верхнем левом углу стопки документов, через которые и пропускается нить. Лист папиросной бумаги приклеивается тоже таким образом, чтобы был виден узелок и концы нити оставались свободными, после чего ставится печать и подпись.Кажущаяся простота процесса, который называется «подготовка документов к архивации» таит в себе немало нюансов. Для того, чтобы сдать на хранение в архив уже не нужные для повседневной работы бумаги, следует знать, как правильно сшивать документы.

Хотя бы потому, что это гарантированно поможет сэкономить рабочее время, канцелярские принадлежности и место на полках архивных стеллажей.Обширная документальная база субъектов предпринимательской деятельности, государственных структур и бюджетных учреждений предполагает обязательное наличие у них достаточных архивных площадей.

Для формирования тома документов его следует сшить нитками в соответствии с правилами делопроизводства.Сшиванию подлежат следующие документы:

• По финансовой службе – накладные, счета-фактуры, авансовые отчёты, кассовые книги, путевые листы, зарплатные ведомости (за исключением случаев перечисления на банковские карты), акты выполненных работ.
• По кадровой службе – приказы и штатное расписание.

Унифицированных правил либо стандарта, регламентирующего процесс сшивания бумажных документов, не существует.

1. штатное расписание.
2. приказы общего состава,
3. приказы личного состава,

Бухгалтеры прошивают:

1. путевые листы,
2. накладные,
3. ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.
4. акты выполненных работ,
5. авансовые отчеты,
6. кассовую книгу,
7. счета-фактуры,
8. оборотные ведомости по материальным средствам,

Делопроизводители: входящую и исходящую документацию.Прошивать документы можно используя следующие инструменты:

1. Степлер;
2. Нитки;
3. Специальное оборудование.

Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.Самым надежным считается подшивание дел нитками.Перед началом сшивания документов их следует правильно подготовить к архивированию.

Этот процесс включает несколько простых шагов:

• дату формирования тома;
• общее количество документов;
• срок хранения документов;
• реквизиты составителя.
• Скомплектовать архивный том. Для формирования комплекта следует изъять все инструменты скрепления листов (скрепки, булавки, биндеры). Стандартная толщина архивного тома – не более 4 см. Количество листов – до 250 шт. Документы в один лист (накладные, счета, и пр.) допускается сшивать в том с количеством листов до 500. К сформированному для сшивания архивному блоку добавляется пустой лист.
• Оформить обложку. Обложка стандартных размеров – 229х324 мм. под документы формата А4. Для долговременного хранения документов необходимо использовать обложки из твёрдого износостойкого материала (картона, пластика).
• Составить опись тома. В перечне документов, включённых в архивный том, следует указать следующую информацию:
  наименование организации;
• содержание, цель хранения и количество страниц каждого документа;
• Пронумеровать том. Процесс нумерации листов осуществляется простым карандашом.

  Номер листа следует проставлять в правом верхнем углу. Лист описи тома в порядок нумерации не входит. Номер «1» имеет титульный лист.

  Цифра на нём не ставится.

По окончании подготовительных процедур можно приступать к сшиванию бумажных документов в сформированном архивном томе.Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами. Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется.Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело».

Она бывает разных размеров и качества.

Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.

В документах нумеруются также и конверты.

В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.Как правильно заполнить журнал учета трудовых книжек рассказано здесь.

Основные требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю, расписаны в предложенной инструкции. Последовательное и безошибочное заполнение журнала регистрации трудовых договоров приведено в данной статье.Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

1. сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
2. расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
3. документы необходимо скрепить в 3 дырки;
4. на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов.

Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник.

Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.Источник: https://advokatymurmanska.ru/trud/kak-sshivat-dokumenty.html Поделиться: ЗаписиРубрики×Рекомендуем посмотретьВНИМАНИЮ ПРАВООБЛАДАТЕЛЕЙ! ВСЕ МАТЕРИАЛЫ РАЗМЕЩЕНЫ НА САЙТЕ СТРОГО В ИНФОРМАЦИОННЫХ И УЧЕБНЫХ ЦЕЛЯХ! ЕСЛИ ВЫ СЧИТАЕТЕ, ЧТО РАЗМЕЩЕНИЕ КАКОГО-ЛИБО МАТЕРИАЛА НАРУШАЕТ ВАШИ АВТОРСКИЕ ПРАВА — ОБЯЗАТЕЛЬНО СВЯЖИТЕСЬ С НАМИ ЧЕРЕЗ ФОРМУ КОНТАКТОВ И ВАШ МАТЕРИАЛ БУДЕТ УДАЛЁН!